Kundenprofil
REICH ist seit Jahrzehnten als spezialisierter Hersteller für Antriebstechnik bekannt. Das 1946 gegründete Familienunternehmen aus Bochum wird heute in dritter Generation inhabergeführt und hat Vertriebspartner auf der ganzen Welt. Die torsionselastischen Kupplungen von REICH kommen vorwiegend in Verbindung mit Verbrennungsmotoren zum Einsatz, zum Beispiel in der Fahrzeugtechnik, der Stromerzeugung oder in der Schiffs- und Hafentechnik. Was Kunden besonders schätzen: REICH bietet nicht nur branchenspezifische Serienprodukte, sondern fertigt nach dem Motto „Design to Customer“ auch Einzelstücke, die genau auf individuelle Wünsche zugeschnitten sind. Außerdem entwickelt der Hersteller die Elastomere für die Bauteile selbst – spezielle Gummimischungen, die für die Qualität der Kupplungen entscheidend sind.
Ausgangslage
Kunden erwarten heute schnelle Reaktionszeiten. Geschwindigkeit ist daher auch für REICH ein entscheidender Wettbewerbsfaktor – neben der Qualität und Flexibilität. Marvin Hallensleben, Projektleiter IT bei REICH erklärt: „Oft melden sich Kunden bei uns, wenn eine Kupplung defekt ist und sie ein Ersatzteil brauchen. Da ist es natürlich wichtig, dass wir schnell liefern können.“ Dafür muss nicht nur der Fertigungsprozess optimiert sein, sondern auch die ganze Verwaltungsarbeit effizient ablaufen – vom Bestelleingang über die Auftragsverarbeitung bis hin zur Dokumentation und Rechnungsstellung. 500 bis 600 Aufträge und 400 bis 450 Angebote bearbeitet REICH pro Monat. Dabei fallen unzählige Dokumente an, darunter Vertriebspapiere, aber auch Abnahmeprotokolle, Messberichte und
Zertifikate aus der Fertigung sowie die gesamte Korrespondenz mit dem Kunden. Schon seit 2008 nutzt REICH ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die Archivierung. Um die Effizienz zu steigern, wollte der Antriebsspezialist jetzt auch Dokumente mit ERP-Daten verknüpfen und Prozesse automatisieren. Dafür war das bestehende DMS nicht mehr geeignet. „Wir hatten das Gefühl, dass uns das System ausbremst“, sagt Jürgen Bartsch, ERPBetreuer bei REICH. Viele unserer Ideen konnten wir nicht oder nur sehr aufwendig umsetzen. Daher haben wir uns entschieden, auf eine neue Software umzusteigen.“
„Mit fescon konnten wir DocuWare schnell einführen. Sowohl die komplexe Übernahme der Altdaten als auch die Schnittstellenentwicklung sind sehr gut gelaufen. Da kann ich nur ein Lob aussprechen. fescon hat immer ein offenes Ohr für unsere Wünsche, denkt mit und versucht, alles möglich zu machen. DerKunde ist hier wirklich noch König – solche Partner findet man nur selten. Es macht großen Spaß, das Projekt gemeinsam weiterzuentwickeln.“
Zielsetzung
REICH suchte ein DMS, das sich an das ERP-System ABAS anbinden lässt und Workflows abbilden kann. Beispielsweise sollte der Rechnungseingangsprozess automatisiert aus dem Dokumentenmanagement heraus gesteuert werden. „Wir haben dann erst mal mit unserem ABAS-Betreuer gesprochen, welches Produkt sich eignen würde. Aber eigentlich war von Anfang an klar, dass DocuWare die beste Lösung für uns ist“, sagt Marvin Hallensleben. „Das DMS lässt sich nicht nur problemlos in ABAS integrieren und erweitern. Es hat auch einen tollen Workflow-Manager, in dem man ganz einfach per Mausklick Arbeitsschritte verknüpfen kann. Und das Preisleistungsverhältnis stimmt.“ Als Implementierungspartner wählte REICH die Spezialisten von fescon, die ohnehin schon die Buchhaltungssoftware im Haus betreuten. Dass auch der DocuWare-Vertrieb fescon empfahl, passte perfekt.
Besonderheit
Dank der hervorragenden Zusammenarbeit der Partner konnte das neue DMS in nur sechs Monaten an den Start gehen. Selbst als die Wünsche der Key User von den ursprünglichen Plänen abwichen, war fescon schnell in der Lage, flexibel zu reagieren. „Bei einem solchen Projekt ist es ganz wichtig, auf die Menschen zu hören, die am Ende damit arbeiten“, erklärt Anne Schulte, Key Account Managerin bei fescon. „Wir sind dann noch mal einen Schritt zurückgegangen und haben uns zusammengesetzt, um die Key User besser zu verstehen.“ Eine besondere Herausforderung im Projekt war die Übernahme der Altdaten. Diese mussten auf Basis der veränderten Anforderungen neu klassifiziert werden. Dabei sollten auch hinterlegte Kommentare und Anmerkungen übernommen werden. „Wir hatten Daten seit 2008 im alten DMS und brauchen diese Historie“, erklärt Jürgen Bartsch. „Kupplungen sind oft viele Jahre in Betrieb, und wir müssen nachschauen können, was ein Kunde seinerzeit bestellt hat.“ Um die Millionen von Datensätzen ohne Informationsverlust in die neue Logik zu überführen, entwickelten die Spezialisten eine eigene Migrationslösung. „Da hat fescon wirklich gezaubert“, lobt Marvin Hallensleben. Wir hatten die Daten schnell in DocuWare und alles hat wunderbar funktioniert.“ Auch für die ABAS-Integration entwickelte fescon eine individuelle Schnittstelle, die optimal auf die Bedürfnisse von REICH abgestimmt ist. Die Anbindung erfolgt über einen direkten SQL-Datenbankzugriff auf das ERP-System. So können Daten zwischen ABAS und DocuWare abgeglichen und mit Dokumenten verknüpft werden. Mithilfe der SQL-Datenbank werden die Dokumente indiziert – in DocuWare selbst wird keine Indexdatei gespeichert. Das hat den Vorteil, dass sich die Indexierung jederzeit schnell und problemlos erweitern lässt.